Συστάσεις για την κατάθεση συνταγών Ιουλίου βάσει των σφαλμάτων τα οποία εντοπίστηκαν κατά τον έλεγχο του ΤΕΕΣ για την υποβολή του Ιουνίου

Αθήνα, 29 Ιουλίου 2022

Αρ. Πρωτ. 3260

Προς : Φαρμακευτικοί Σύλλογοι της Χώρας

 

Θέμα : «Συστάσεις για την κατάθεση συνταγών Ιουλίου βάσει σφαλμάτων τα οποία εντοπίστηκαν κατά τον έλεγχο του ΤΕΕΣ για την υποβολή του Ιουνίου»

 

      Αναφορικά με την πορεία εκκαθάρισης των συνταγών Ιουνίου και μετά τον πρώτο έλεγχο της ΚΜΕΣ για τα συνοδευτικά έγγραφα των λογαριασμών των φαρμακείων, ο οποίος βάσει όσων έχουν παρουσιαστεί για τον Τακτικό έλεγχο περιλαμβάνει την ψηφιοποίηση των στοιχείων του λογαριασμού (τιμολόγια, ΣΣΥ) , ελέγχους πληρότητας και ορθότητας όσων αναγράφονται σε αυτά , ελέγχους συμφωνίας του αιτούμενου ποσού των τιμολογίων με το ποσό που προκύπτει από το άθροισμα των αιτούμενων των συνταγών που δηλώθηκαν όταν γίνει αντιπαραβολή από την ΗΔΙΚΑ, διαπιστώθηκαν λάθη τα οποία οφείλονται σε συγκεκριμένους λόγους.

Ο σημαντικότερος αφορά προβλήματα λόγω της λανθασμένης σήμανσης των μερικών εκτελέσεων των συνταγών από ορισμένα προγράμματα φαρμακείου σε σχέση με τη σήμανση την οποία είχαν οι ίδιες μερικές εκτελέσεις στην ΗΔΙΚΑ, γεγονός που οδηγούσε σε εξαίρεση των συνταγών αυτών από την εκκαθάριση και πληρωμή.

Μετά από συζητήσεις και παρεμβάσεις μας  επιλύθηκε το πρόβλημα  αφού υπήρξε   συνεργασία της ΚΜΕΣ  με τα μηχανογραφικά  προγράμματα.   Τα προγράμματα φαρμακείου διόρθωσαν τη σήμανση των μερικών εκτελέσεων ώστε να μην εμφανιστεί ξανά το ίδιο πρόβλημα.

Επίσης διαπιστώθηκαν προβλήματα για:

• διαφορές τιμολόγησης σε συγκεκριμένες συνταγές από τα προγράμματα, σε σχέση με την τιμολόγηση που έχουν οι ίδιες συνταγές στην ΗΔΙΚΑ
• άντληση από την WEB εφαρμογή της ΗΔΙΚΑ μερικών εκτελέσεων συνταγών από προηγούμενο μήνα από το μήνα αναφοράς, οι οποίες εστάλησαν στην ΚΜΕΣ μαζί τα στοιχεία αποστολής του μήνα αναφοράς
• άντληση από την WEB εφαρμογή της ΗΔΙΚΑ εκτελέσεων συνταγών από επόμενο μήνα από το μήνα αναφοράς, οι οποίες εστάλησαν στην ΚΜΕΣ μαζί με τα στοιχεία αποστολής του μήνα αναφοράς.
• ίδιους αριθμούς συνταγών οι οποίες απεστάλησαν και αιτήθηκαν σε δύο, τρεις, τέσσερις διαφορετικούς λογαριασμούς φαρμακείων κατά τον ίδιο μήνα αναφοράς. (πχ. φαρμακεία πολυϊδιοκτησίας)
• αριθμούς συνταγών οι οποίοι απεστάλησαν από τα προγράμματα χωρίς να ταυτοποιούνται στην ΗΔΙΚΑ και δεν υπάρχουν στο φυσικό αρχείο (λόγω ακύρωσης της συνταγής στη web εφαρμογή της ΗΔΙΚΑ για την οποία δεν ενημερώθηκε το πρόγραμμα).
• συνταγές οι οποίες εστάλησαν από τα φαρμακεία χωρίς να έχουν αποσταλεί οι αντίστοιχοι αριθμοί των συνταγών από το πρόγραμμα (εκτέλεση μέσω web)
• φαρμακεία που είχαν τροποποίηση σύμβασης μέσα στο μήνα και υπέβαλαν δυο φορές οριστικοποίηση, με λανθασμένα ποσά ζητώντας πληρωμή για ίδιες συνταγές !!
• φαρμακεία που απέστειλαν χειρόγραφες συνταγές!!
• Φαρμακεία που σημείωσαν άσχετο αριθμό συνταγών σε σχέση με τις συνταγές που είχαν εκτελέσει πχ φαρμακείο απέστειλε 3  αριθμούς συνταγών στην ΚΜΕΣ, ενώ είχε εκτελέσει πάνω από 1.000 και αιτήθηκε κανονικά το ποσό που αναλογεί στο σύνολο αυτών !!

Όλοι αυτοί οι λόγοι αναλύθηκαν κατά τη σύσκεψη του ΔΣ με τους προέδρους των φαρμακευτικών συλλόγων στη χθεσινή διαδικτυακή συνάντηση (28.7.2022)

Σε αρκετές περιπτώσεις από αυτές, τα προγράμματα μπόρεσαν να συμπεριλάβουν διορθώσεις και σχεδιασμούς ώστε με νέα έκδοση προγράμματος να προβλέψουν και να εφαρμόσουν ηλεκτρονικούς κόφτες για ενδεχόμενα λάθη, πριν την κατάθεση του μηνός Ιουλίου. Αναλυτικές οδηγίες δίνονται και από κάθε πρόγραμμα ξεχωριστά.

Επομένως, ενόψει της νέας υποβολής του Ιουλίου, για την αποφυγή σφαλμάτων, για τη διευκόλυνση του ελέγχου, της πορείας εκκαθάρισης και για την ταχύτερη πληρωμή μας, συστήνεται να γίνεται:

• Αντιπαραβολή των συνταγών μία προς μία με τα δεδομένα του προγράμματος για ένα τελευταίο έλεγχο πριν την κατάθεση των λογαριασμών.
• Έλεγχος της ορθότητας του αριθμού των συνταγών που παρελήφθησαν από το ΚΜΕΣ, βάσει του φυσικού αρχείου των συνταγών τις οποίες έχουμε προηγουμένως φυλλομετρήσει.
• ‘Έλεγχος της ορθής παραλαβής από την ΚΜΕΣ των στοιχείων των τιμολογίων και των στοιχείων της ΣΣΥ όπως εμφανίζονται στην οθόνη πριν την οριστικοποίηση.
• Τακτοποίηση του φυσικού αρχείου των συνταγών, με διακριτές τις υποβολές (εμβόλια – φάρμακα – λιμενικοί – ευρωπαίοι πολίτες ) και όχι ανακατεμένες. Εντός της κάθε υποβολής οι συνταγές να είναι τοποθετημένες ανά ημέρα εκτέλεσης.
• Οι ενέργειες επί των συνταγών (εκτελέσεις, εκτυπώσεις, ακυρώσεις) να γίνονται μόνο μέσα από τα προγράμματα εκτέλεσης συνταγών. Σε περίπτωση που πραγματοποιήσετε ενέργειες μέσω της web εφαρμογής της ΗΔΙΚΑ θα πρέπει πρόγραμμα να τις γνωρίζει, άρα θα  πρέπει να το ενημερώνετε.
• Να κατεβάσετε και εγκαταστήσετε τις τελευταίες εκδόσεις των προγραμμάτων σας, στις οποίες έχουν συμπεριλάβει όλες τις αναγκαίες διορθώσεις, βελτιώσεις και τις προβλέψεις επί των σφαλμάτων τα οποία τους έχουν κοινοποιηθεί από την ΚΜΕΣ. Τα περισσότερα προγράμματα αυτές τις μέρες έχουν νέες εκδόσεις έτοιμες!

Συνάδελφοι όπως έχουμε διαπιστώσει το σύστημα ελέγχου της ΚΜΕΣ, είναι πλέον σε θέση να ανιχνεύει και να εντοπίζει όλα τα πιθανά λάθη που μπορούν να γίνουν. Επομένως είμαστε υποχρεωμένοι να τηρούμε τις παραπάνω συστάσεις για την ελαχιστοποίηση των πιθανών λαθών κατά την υποβολή των συνταγών μας.

Με εκτίμηση,

Ο Πρόεδρος                           Ο Γεν. Γραμματέας

Απόστολος Βαλτάς                 Σεραφείμ Ζήκας